想成為數位高手？你先做好這件事！

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« 商周會員專屬電子報 » 商周CEO學院特別企劃　高效學習新趨勢 數位轉型之前 先從高明的數位溝通開始

攝影者．郭涵羚

一場席捲全球的疫情，過去半年間，不論規模大小，幾乎所有企業、組織溝通，突然多了好多種數位工具：即時溝通軟體、線上會議軟體、雲端協作軟體⋯⋯，它逼著所有人得在不同工具間切換。 首先，你得先分辨出不同工具的優缺點。 霍夫曼公關公司副總經理楊皓文經常與外商客戶、七國同事線上溝通，她都用遠距數位工具處理。「現在訊息太快，需要快速討論分配工作時，通常我都用即時通訊軟體（如Line）溝通、分工；但要白紙黑字留有根據、確保大家收到的訊息是『一致的』，或是在會議後做follow up（追蹤）的，就用Email。」 iKala營運長鄭鎧尹每兩週會主動寄Email說明公司現況、目標與重要資訊，「一年才五十二週，除以二，等於你只有二十六次透過Email去跟同事對焦、調整營運方向的機會而已。」他認為，這能有效提高團隊穩定性、降低離職率。他善用了電子郵件能夠讓人沉澱下來，好好彼此溝通事情緣由的工具特性。 台灣微軟大型企業商務事業群總經理卞志祥則利用Outlook的行事曆功能，確保自己每日、每週的會議行程與待辦事項是否安排得宜、或負擔過重；甚至，從行事曆的會議參與者名單、時間長度上，還可看出部門之間協作緊密度，以及是否會議過長、綁住太多人力等等。 善用數位工具，不會讓你更忙碌，反而讓你揪出被浪費的溝通成本。 開始數位轉型之前，你該取得的轉型關鍵能力是？ 一個企業其實可以透過善用數位溝通工具，為自己加速轉型。 iCHEF共同創辦人程開佑將企業的數位溝通轉型分為3階段：第1階段是紙本檔案電子化過程；第2階段是網路化，讓檔案能透過郵件交換或儲存；第3階段，是平台化，把會議文件、數據報表等，放在Google Drive即時更新，增加溝通的透明度與即時性，養成人人線上協作的好習慣。 「進展到平台化後，你才會發現溝通效率大增！」「因為它讓所有人在對話時都在同一個基礎上。」至於太過透明可能引發的資安疑慮，他並不擔心，「因為關鍵在文件編輯紀錄與權限管理，只要做好，就沒有問題！」 當大家擁有對話基礎，改變才可能溝通下去。 台灣微軟則在內部玩起Hackathon（駭客松），把不同部門、專業知識者「混」在一起利用數位工具協作。微軟大型企業商務事業群總經理卞志祥認為，企業在數位轉型、培養數位智商時，重點不是把人人變成工程師，而是讓人人具有「對數位的認知能力」。例如，財務懂了工程師的語言，工程師也懂了設計部門在想什麼，彼此開始能換位思考。 大量數位工具出現，正是讓大家想清楚溝通層次的好時機。 數位轉型時代，「如何讓數位溝通更高明」成為關鍵。進行數位轉型前，先開始一件事：數位溝通。而數位溝通的重點，一定從溝通開始，並運用數位工具輔助，你將很快感受到，善用它的好處！

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